Виды онлайн-касс

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса или ККТ обрабатывает информацию о продажах. Она генерирует чеки и сохраняет их на фискальном накопителе. Устройство отправляет отчеты оператору фискальных данных.

Как работает электронная касса:

1. Оператор создает кассовый чек. При заказе товаров в интернет магазине он формируется автоматически.
2. ККТ записывает документ на фискальный накопитель.
3. Покупатель получает чек в бумажном или электронном виде. Он содержит выбранный тип оплаты и реквизиты платежа.
4. Фискальный накопитель передает отчетность о продажах в ОФД.

ОФД пересылает отчеты в налоговую инспекцию и хранит информацию на своих серверах 5 лет. По закону ККТ может работать без связи до 30 дней. При подключении к интернету она выполняет пакетную передачу данных.

Какие онлайн-кассы бывают

Стационарные модели. Предназначены для работы на кассовом боксе. К устройству необходимо подключить фискальный регистратор, денежный ящик, сканер штрихкодов, платежный терминал и весы.

POS-системы. Комплект оборудования, в котором есть системный блок, монитор для оператора и экран для клиентов, клавиатура и денежный ящик. POS-системы применяются в крупных торговых сетях.

Автономные модели. Приборы с маленьким легким корпусом, на котором есть экран и кнопки. В конструкции есть модули для подключения к беспроводным сетям. Аккумулятор дает возможность работать без подключения к электричеству. Мобильные кассы подходят для малого бизнеса и для курьерской службы.

Смарт-терминалы. Улучшенная версия мобильной кассы, которая представляет собой планшет с сенсорным дисплеем и чековым принтером. Используется во всех направлениях бизнеса.

Моноблоки. Конструкция представляет собой монитор, установленный на стойке, внутри которой находится принтер. Для ввода данных используется сенсорный экран. Моноблоки подходят для малого и среднего бизнеса.

Модели с эквайрингом. Продвинутые стационарные устройства, к которым не нужно подключать банковский терминал. Механизм, который позволяет оплачивать покупки смартфоном или картой, встроен в конструкцию.

Фискальные регистраторы. Представляют собой фискальный накопитель с чековым принтером в одном корпусе. Приборы могут работать при подключении к компьютеру, ноутбуку и терминалу. Они не подходят для торговли на улице и для курьерской доставки.

Облачные кассы. Это программы без физического носителя. Они подходят для приема платежей через интернет. Нельзя использовать софт при торговле или оказании услуг офлайн. Чтобы начать работать с кассовой программой, нужно интегрировать ее с сайтом. Облачная онлайн-касса может поддерживать несколько точек расчета с клиентами.

Виды кассовых чеков

ККТ могут выдавать требуемые типы кассовых чеков согласно закону «О торговле». В меню кассы можно выбрать тип чека, например:

• обычная продажа с внесением оплаты наличными;

• обычная продажа с безналичной оплатой;

• расчеты между двумя организациями;

• посредник на УСН, поставщик на ОСНО;

• посредник на ОСНО, поставщик на УСН;

• продажа подакцизного товара;

• пассажирские перевозки;

• сделка с взаимозачетом;

• возврат займа или выплата процентов;

• выплата ломбардом денег под залог имущества.

Владелец бизнеса может использовать виды чеков онлайн-кассы, которые прописаны в меню, или провести настройку шаблонов. Редактировать стандартные формы можно в Bartender или другой программе с аналогичными функциями.

Как выбрать онлайн-кассу

Чтобы определить подходящий тип ККТ, нужно учитывать:

• направление деятельности организации или ИП;

• режим торговли: онлайн или оффлайн;

• интенсивность потока клиентов;

• совместимость с внешним оборудованием;

• интеграцию с товароучетными системами.

Направление деятельности. Для маленького магазина «у дома» подходят мобильные кассы или смарт-терминалы с эквайрингом. Для онлайн-торговли подойдет облачная кассовая программа. В гипермаркетах устанавливают стационарные модели, интегрированные с системой автоматизации бизнеса.

Интенсивность потока клиентов. Чем больше людей будет обслуживать кассир за один час, тем выше должна быть мощность процессора. От нее напрямую зависит скорость обработки данных.

Автоматизация бизнеса. При покупке оборудования нужно проверить совместимость с другими устройствами, такими как чековый принтер или сканер штрихкодов. Если компания или ИП будет использовать товароучетные программы и системы автоматизации, нужно проверить интеграцию с выбранным софтом.

Как подключить онлайн-кассу

Порядок регистрации новой кассы на сайте ФНС:

1. Открыть сайт налоговой службы и перейти на страницу для регистрации ККТ.
2. Выбрать оператора фискальных данных из списка. В 2023 году перечень содержит 16 ОФД.
3. Заполнить все необходимые поля в анкете.
4. Заверить анкету с помощью электронной цифровой подписи.

ФНС проверяет контрольную информацию. Если анкета заполнена правильно, владелец бизнеса получит регистрационный номер для устройства. Касса напечатает чек с уникальным номером и фискальным признаком. Полученные реквизиты нужно указать в личном кабинете на сайте ФНС. После ввода информации карточка регистрации ККТ будет добавлена в аккаунт пользователя.